Bwrdd Amgueddfa Cymru – Cylch Gorchwyl

Diben

Rôl Bwrdd Amgueddfa Cymru yw:

  • Sefydlu gweledigaeth, nodau ac amcanion strategol Amgueddfa Cymru yn gyson â’i diben cyffredinol ac yng nghyd-destun nodau strategol Llywodraeth Cymru a’r fframwaith o bolisïau ac adnoddau a bennir gan y Gweinidog.
  • Sicrhau bod Amgueddfa Cymru yn gweithredu o fewn ei hawdurdod statudol a dirprwyedig, a’i bod yn cyflawni ei dyletswyddau statudol o dan y Deddfau perthnasol, rhwymedigaethau Statudol eraill a’r Ddogfen Fframwaith.
  • Hybu safonau uchel cyllid cyhoeddus, cynnal egwyddorion rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth am arian.
  • Amlygu safonau uchel o lywodraethu corfforaethol ac uniondeb, a sicrhau bod trefniadau effeithiol ar waith i roi sicrwydd ar reoli risg, rheolaeth fewnol effeithiol a chadw cofnodion da.
  • Amlygu gwerthoedd Amgueddfa Cymru ym mhob ymdrech, yn unigol ac ar y cyd, gan fodelu cysondeb ymddygiadau ar draws y sefydliad.
  • Hyrwyddo’r Amcanion; cadw asedau’r Amgueddfa, cydymffurfio â’r Ddeddf Elusennau; dileu eitemau o’r casgliad; dyletswyddau a chyfrifoldebau sydd wedi’u dirprwyo i bwyllgorau sefydlog a phwyllgorau eraill.

Rhaid i’r Bwrdd sicrhau bod trefniadau effeithiol ar waith i roi sicrwydd ar reoli risg, llywodraethu a rheolaethau mewnol.

Dyletswydd

Penodir ymddiriedolwyr fel unigolion a dim ond er budd gorau Amgueddfa Cymru y caniateir iddynt weithredu ac er mwyn hybu ei Hamcanion, ni waeth beth fo’r dulliau penodi. Daw’r Ymddiriedolwyr â phersbectif a phrofiad i’r Bwrdd.

Dyletswydd tuag at Amgueddfa Cymru yn unig yw prif ddyletswydd Bwrdd yr Ymddiriedolwyr, gan sicrhau bod ei Hamcanion yn cael eu hybu, bod ei Gweledigaeth a’i hamcanion strategol yn cael eu gwireddu a bod y polisïau perthynol yn cael eu cyflawni mewn modd cost-effeithiol o fewn y pwerau a’r awdurdodau a gadarnhawyd gan y Siarter Frenhinol a’r Statudau. Rhaid i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr sicrhau bod safonau uchel o lywodraethu corfforaethol yn cael eu parchu bob amser, a bod Amgueddfa Cymru’n gweithredu o fewn terfynau ei hawdurdod ac yn unol ag unrhyw amodau eraill sy’n ymwneud â defnyddio arian cyhoeddus ac elusennol.

Mae’r Ymddiriedolwyr o dan ddyletswydd i gydymffurfio â Chod Ymddygiad yr Ymddiriedolwyr gan weithredu, bob amser, yn ddidwyll ac er budd gorau Amgueddfa Cymru. Cynghorir yr Ymddiriedolwyr i ymgynghori â’r Llywydd neu’r Cyfarwyddwr Cyffredinol ynghylch unrhyw agweddau y maent yn ansicr yn eu cylch.

Cyfrifoldebau Bwrdd yr Ymddiriedolwyr

Mae cyfrifoldebau cyffredinol y Bwrdd yn cynnwys:

Gweledigaeth a Strategaeth: Gosod gweledigaeth, gwerthoedd a safonau Amgueddfa Cymru, a chymeradwyo nodau ac amcanion strategol yr elusen.

Llywodraethu a Rheoli Mewnol: Adolygu ei threfniadau perfformiad a llywodraethu, rheoli gwrthdaro buddiannau, pwyllgorau’r Bwrdd, dirprwyo a chylchoedd gwaith. Darpariaeth gyffredinol ar faterion sy’n debygol o gael effaith arwyddocaol ar yr Amgueddfa, gan gynnwys ymysg pethau eraill materion ariannol, gweithredol, strategol neu enw da.

Contractau/Cytundebau: Dim ond y rhai sy’n syrthio y tu allan i gwrs cyffredin busnes neu sy’n dod o dan y ddarpariaeth Gyffredinol uchod.

Strwythur: Newidiadau mawr yn strwythur cyfreithiol Amgueddfa Cymru a/neu strwythur ei chyfarwyddiaethau.

Cyfathrebu: Ar faterion sy’n codi lefel uchel o risg neu niwed posibl i enw da (e.e. gweithgarwch troseddol, gwrthdaro buddiannau).

Cymeradwyo cyllidebau: drwy bwyllgor dirprwyedig a lle mae’r gwariant yn fwy na’r terfynau y cytunwyd arnynt.

Cyfrifoldebau cyffredinol, Swyddogaethau a dyletswyddau

Mae gan yr Ymddiriedolwyr gyfrifoldeb corfforaethol dros sicrhau bod Amgueddfa Cymru yn cydymffurfio ag unrhyw ofynion statudol neu weinyddol ar gyfer defnyddio cronfeydd cyhoeddus.

Mae gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr y cyfrifoldebau cyffredinol a ganlyn:

  • Gweithredu i hybu’r Amcanion ac yn unol â’r Ddeddf Elusennau.
  • Darparu arweinyddiaeth effeithiol i Amgueddfa Cymru, wrth ddiffinio a datblygu ei chyfeiriad strategol;
  • Sicrhau bod gweithgareddau Amgueddfa Cymru yn cael eu cynnal mewn modd mor effeithlon ac effeithiol â phosibl;
  • Sicrhau bod rheolaeth Amgueddfa Cymru a’i phroses ar gyfer monitro’i gweithgareddau ar waith.

Materion sydd wedi’u Cadw i’r Bwrdd

Mae Dogfen Fframwaith Llywodraeth Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i Amgueddfa Cymru, wrth arfer ei chyfrifoldebau cyffredinol, bennu’r materion hynny y mae penderfyniadau yn eu cylch wedi’u cadw ar gyfer y Bwrdd a’r materion hynny a ddirprwyir i’r Cyfarwyddwr Cyffredinol.

Mae’r materion isod wedi’u cadw ar gyfer y Bwrdd.

  • Adolygu ei drefniadau perfformiad a llywodraethu, rheoli gwrthdaro buddiannau, pwyllgorau’r Bwrdd, dirprwyo a chylchoedd gwaith;
  • Cymeradwyo cylch gorchwyl pwyllgorau, is-bwyllgorau neu weithgorau’r Bwrdd;
  • Cymeradwyo cofnodion y Bwrdd;
  • Cymeradwyo amserlenni cyfarfodydd y Bwrdd a’r pwyllgorau;
  • Darpariaeth gyffredinol ar faterion sy’n debygol o gael effaith arwyddocaol ar yr Amgueddfa, gan gynnwys ymysg pethau eraill materion ariannol, gweithredol, strategol neu enw da
  • Contractau / Cytundebau Dim ond y rhai sy’n syrthio y tu allan i gwrs cyffredin busnes neu sy’n dod o dan y ddarpariaeth Gyffredinol uchod
  • Strwythur Newidiadau mawr yn strwythur cyfreithiol Amgueddfa Cymru a/neu strwythur ei chyfarwyddiaethau
  • Cymeradwyo dirprwyo unrhyw un neu ragor o bwerau’r Bwrdd i’r Cyfarwyddwr Cyffredinol.
  • Cymeradwyo’r Ddogfen Fframwaith gyda Llywodraeth Cymru, neu’r dogfennau a fydd yn ei holynu.
  • Cymeradwyo’r strategaeth a’r egwyddorion ar gyfer rheoli risg.

PŴER GALLUOGI CYFFREDINOL

Caiff y Bwrdd benderfynu ar unrhyw fater a ddymunir mewn sesiwn lawn o fewn ei bwerau statudol.

Bydd gan bwyllgorau ac is-bwyllgorau a sefydlir gan y Bwrdd bŵer i weithredu’r penderfyniadau hynny sy’n cael eu diffinio’n benodol fel penderfyniadau sydd o fewn eu cylchoedd gwaith, fel y nodir yn eu Cylch Gorchwyl, a hynny heb ofyn cymeradwyaeth y Bwrdd. Er hynny, mae’r Ymddiriedolwyr yn cydnabod mai nhw sy’n gyfrifol yn y pen draw ac ar y cyd am benderfyniadau o’r fath.

Bydd gan Lywydd y Bwrdd neu Bwyllgor neu Is-bwyllgor, neu os nad yw’r Llywydd ar gael y Trysorydd neu’r Is-Lywydd, rym mewn achosion o frys, i awdurdodi camau neu wariant ar yr amod y bydd unrhyw enghraifft o’r fath yn cael ei hadrodd i gyfarfod nesaf y Bwrdd, neu’r Pwyllgor neu’r Is-bwyllgor perthnasol.

Penodiadau

Rhaid i’r Bwrdd:

  • Benodi’r Cyfarwyddwr Cyffredinol, mewn ymgynghoriad â Llywodraeth Cymru;
  • Cael eu cynrychioli ar y panel penodi wrth recriwtio unrhyw Gyfarwyddwr i’r Amgueddfa;
  • Cymeradwyo sefydlu, addasu a diddymu Pwyllgorau ac Is-bwyllgorau;
  • Cymeradwyo pob Cylch Gorchwyl, y mae’n rhaid iddynt gynnwys darpariaethau ynglŷn â dirprwyo unrhyw awdurdod ac aelodaeth o Bwyllgorau ac Is-bwyllgorau;
  • Cymeradwyo unrhyw ddiwygiadau i’r Cylch Gorchwyl;
  • Cydweithio â Llywodraeth Cymru ar benodi’r Llywydd a’r Is-lywydd yn unol â pharagraff 2(a) o’r Statudau;
  • Penodi Trysorydd mewn ymgynghoriad â Llywodraeth Cymru ac yn unol â pharagraff 2(b) o’r Statudau;
  • Drwy’r Llywydd, penodi cynrychiolwyr y Bwrdd ar gyrff allanol gan gynnwys Llysoedd Llywodraethwyr Prifysgolion.

Cyfarfodydd

Bydd y Bwrdd yn cyfarfod chwe gwaith y flwyddyn. Bydd trafodaethau nad ydynt yn gyfrinachol yn cael eu cynnal yn gyhoeddus.

Cworwm y Bwrdd yw pump o Ymddiriedolwyr sydd â’r hawl i bleidleisio ar y busnes sydd i’w gyflawni yng nghyfarfodydd y Bwrdd, y mae’n rhaid i un ohonynt fod yn Swyddog.

Er mwyn penderfynu a oes cworwm yn bresennol, caniateir i aelod o’r Bwrdd gael ei gyfrif yn y cworwm os yw’n gallu cymryd rhan yn nhrafodion y cyfarfod, gan gynnwys trwy ddulliau o bell (e.e. ffôn neu gyswllt digidol arall) gan barhau i fod ar gael fel hyn drwy gydol y trafod a’r penderfyniad ar bob eitem y mae’n cael ei gyfrif yn rhan o’r cworwm ar ei chyfer.

Rhaid i aelodau’r Bwrdd ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn y cyfarfod perthnasol, hyd yn oed os yw’r gwrthdaro eisoes wedi’i gofnodi yn y Gofrestr Buddiannau a gyhoeddwyd. Bydd unrhyw ddatganiad o’r fath yn cael ei gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod.

Gan ddibynnu ar eu datganiadau o fuddiannau (caiff y Cadeirydd ofyn i aelod o’r Bwrdd dynnu’n ôl o’r trafod a/neu ymatal rhag pleidleisio os yw’n teimlo bod y posibilrwydd o wrthdrawiad buddiannau yn teilyngu hynny), bydd gan bob aelod o’r Bwrdd yr hawl i bleidleisio mewn unrhyw ddadl a chael cofnodi ei farn yn y cofnodion. Disgwylir i aelodau’r Bwrdd gadw cyfrinachedd a disgresiwn priodol wrth gynnal materion y Bwrdd a thrin / cadw gwybodaeth a dogfennau yn ddiogel, yn benodol felly mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth bersonol, berchnogol, neu fasnachol.

Heb osod unrhyw gynsail, caiff y Bwrdd wahodd swyddogion neu unigolion eraill neu gynrychiolwyr sefydliadau eraill i fod yn bresennol yn y cyfan o’i gyfarfodydd, neu ran ohonynt. Ni fydd gan fynychwyr nad ydynt yn aelodau o’r Bwrdd hawl i bleidleisio.

Gweinyddiaeth

Bydd y Rheolwr Llywodraethu Corfforaethol yn darparu gwasanaeth i gefnogi’r Bwrdd. Mae hyn yn cynnwys trefnu cyfarfodydd, paratoi agendâu a phapurau, casglu dogfennau, cyfathrebu ag aelodau’r Bwrdd, cymryd cofnodion, cylchredeg cofnodion ac unrhyw bwyntiau dilynol neu bwyntiau gweithredu perthnasol, a ffeilio dogfennau’r Bwrdd yn y System Rheoli Dogfennau i sicrhau bod cofnod ffurfiol yn cael ei gadw.

Bydd eitemau’r agenda yn cael eu cytuno ymlaen llaw gyda’r Cadeirydd, a bydd agendâu a phapurau yn cael eu dosbarthu un wythnos (saith diwrnod) cyn y cyfarfodydd. Bydd aelodau’r Tîm Gweithredol yn noddi ac yn cyflwyno eitemau ar yr agenda a gyflwynir gan eu Cyfarwyddiaeth / eu byrddau busnes noddedig.

Bydd cofnodion yn cael eu cymryd o gyfarfodydd y Bwrdd. Bydd hyn yn cynnwys cofnod o benderfyniadau a’r rhesymau dros benderfyniadau, a gweithredoedd, ynghyd â log gweithredoedd wedi’i lunio sydd i’w gadw gan yr Ysgrifenyddiaeth a’i adolygu ym mhob cyfarfod.

Bydd y cofnodion a’r logiau gweithredoedd blaenorol yn cael eu hadolygu ym mhob cyfarfod. Caiff y cofnodion eu cadarnhau yn y cyfarfod canlynol.

Bydd papurau a chofnodion eitemau’r Bwrdd nad ydynt yn gyfrinachol yn cael eu cyhoeddi’n ddwyieithog ar wefan Amgueddfa Cymru.

Aelodaeth

Nifer aelodau’r Bwrdd yw 16.

9 Person a benodir gan Weinidogion Cymru
Adran 3(1)(a) o’r Statudau, gan gynnwys Llywydd ac Is-lywydd,

7 Person a benodir gan Ymddiriedolwyr yr Amgueddfa
Adran 3(1)(b) o’r Statudau, gan gynnwys Trysorydd.