Pwyllgorau’r Bwrdd – Cylch Gorchwyl Cyffredinol
Cyfansoddiad
Mae pwyllgorau’n cael eu ffurfio drwy benderfyniad gan y Bwrdd. Mae i bob pwyllgor ddiben penodol a allai gynnwys rhai pwerau dirprwyedig. Mae parhad bodolaeth y pwyllgorau, eu haelodaeth ac unrhyw awdurdodau a ddirprwywyd iddynt yn cael eu hadolygu gan y Bwrdd o dro i dro yn ôl y gofyn.
Aelodaeth
Y Bwrdd, ar gyngor Llywydd Amgueddfa Cymru, fydd yn penodi aelodau’r pwyllgorau. Bydd aelodaeth yn rhoi ystyriaeth ddyladwy i’r angen i sicrhau’r ystod o sgiliau angenrheidiol i gyflawni swyddogaethau’r pwyllgor.
Bwrdd Amgueddfa Cymru fydd yn penodi Cadeirydd y pwyllgor. Os yw Cadeirydd y pwyllgor yn absennol ar gyfer unrhyw gyfarfod, yna caiff unrhyw aelod wasanaethu fel Cadeirydd y pwyllgor ar gyfer yr achlysur hwnnw, drwy gytundeb mwyafrif o’r rhai sy’n bresennol.
Awdurdod
Mae’r Bwrdd yn awdurdodi pob pwyllgor:
- i ystyried unrhyw fater o fewn ei gylch gorchwyl, neu unrhyw fater cysylltiedig o fewn ei gylch gwaith ac i geisio unrhyw wybodaeth y mae arno ei hangen oddi wrth y staff. Bydd pob cais o’r fath yn cael ei sianelu drwy’r Rheolwr Llywodraethu Corfforaethol yn y lle cyntaf.
- I wneud argymhellion i’r Bwrdd i weithredu neu benderfynu arnynt, a symud gwaith yn ei flaen o fewn ei gylch gorchwyl.
- I sefydlu is-grwpiau/tasgluoedd llai i fynd i’r afael â materion o fewn cylch gwaith y pwyllgor fel y bo’n briodol. Bydd y rhain yn gyfyngedig o ran amser ac yn canolbwyntio ar gwblhau tasgau penodol ar ran y pwyllgor.
Atebolrwydd ac Adroddiadau
Mae pob pwyllgor yn atebol i’r Bwrdd. Bydd unrhyw faterion sy’n gofyn am ddatgelu, ystyried neu gynghori yn cael eu tynnu i sylw’r Bwrdd.
Bydd adroddiadau’n cael eu hanfon a’u cyflwyno i’r Bwrdd gan Gadeirydd y pwyllgor, neu ar ran y Cadeirydd. Bydd hyn fel arfer yn golygu rhoi crynodeb o’r trafod a gafwyd ym mhob cyfarfod i gyfarfod dilynol y Bwrdd. Gall yr adroddiadau hyn fod ar lafar neu mewn ysgrifen fel y bernir ei bod yn briodol.
Adolygiad Blynyddol
Bydd cylch gorchwyl pob pwyllgor yn cael ei adolygu’n flynyddol, i sicrhau ei fod yn addas i’r diben ac yn ymarferol effeithiol.
Bydd unrhyw argymhellion ar gyfer newid o sylwedd yn cael eu dwyn i sylw’r pwyllgor perthnasol a’r Bwrdd i’w cymeradwyo.
Amlder y Cyfarfodydd
Ym mhob blwyddyn galendr bydd rhaglen o gyfarfodydd ar gyfer y flwyddyn yn cael ei sefydlu a bydd rhybudd o’r cyfarfodydd yn cael ei roi i’r Ymddiriedolwyr a’r Gyfarwyddiaeth gan y Rheolwr Llywodraethu Corfforaethol.
Bydd pwyllgorau’n cyfarfod mor aml ag y bernir ei bod yn addas i gynnal y busnes a chyflawni’r cyfrifoldebau yn effeithiol. Caniateir i gyfarfodydd ychwanegol gael eu trefnu yn ôl y gofyn.
Y Rheolwr Llywodraethu Corfforaethol fydd yn trefnu’r cyfarfodydd a hynny yn ôl amserlen o ddyddiadau/amserau fel y bo’n briodol er mwyn sicrhau bod busnes yn cael ei gynnal yn effeithiol a bod adroddiadau i’r Bwrdd yn brydlon.
Bydd lleoliadau’r cyfarfodydd yn cael eu dewis a’u penderfynu fesul achos gan yr Ysgrifenyddiaeth mewn ymgynghoriad fel y bo’n briodol â Chadeirydd y pwyllgor perthnasol a chan gymryd busnes y cyfarfod i ystyriaeth.
Gall y lleoliadau gynnwys unrhyw fan addas, gan gynnwys swyddfeydd Amgueddfa Cymru neu fannau eraill, sydd â chyfleusterau priodol at gynnal y busnes yn briodol, gan gynnwys hygyrchedd i bobl ag anableddau a darpariaeth presenoldeb i’r cyhoedd fod yn bresennol yn ôl y gofyn.
Cworwm a Phleidleisio
Yn unol â Statud 4(3) cworwm y Bwrdd yw pump o Ymddiriedolwyr sydd â’r hawl i bleidleisio ar y busnes sydd i’w gyflawni yng nghyfarfodydd y Bwrdd, y mae’n rhaid i un ohonynt fod yn Swyddog (os oes unrhyw Swyddogion wedi’u penodi).
Ni chaniateir i unrhyw fusnes y mae angen penderfyniad ffurfiol arno gael ei gyflawni mewn cyfarfod oni bai bod cworwm yn bresennol. Er hynny, caniateir i Bwyllgor ystyried adroddiadau er gwybodaeth a gynhwyswyd ar yr agenda a gylchredwyd ynghyd â’r papurau perthnasol, os yw’r aelodau hynny sy’n bresennol yn penderfynu ei bod yn briodol gwneud hynny.
Er mwyn penderfynu a oes cworwm yn bresennol, caniateir i aelod o’r Pwyllgor gael ei gyfrif yn y cworwm os yw’n gallu cymryd rhan yn nhrafodion y cyfarfod, gan gynnwys trwy ddulliau o bell (e.e. ffôn neu gyswllt digidol arall) gan barhau i fod ar gael fel hyn trwy gydol y trafod a’r penderfyniad ar bob eitem y mae’n cael ei gyfrif yn rhan o’r cworwm ar ei chyfer.
Gan ddibynnu ar eu datganiadau o fuddiannau (caiff y Cadeirydd ofyn i aelod o’r Bwrdd dynnu’n ôl o’r trafod a/neu ymatal rhag pleidleisio os yw’n teimlo bod y posibilrwydd o wrthdrawiad buddiannau yn teilyngu hynny), bydd gan bob aelod yr hawl i bleidleisio mewn unrhyw ddadl a chael cofnodi ei farn yn y cofnodion.
Ymddygiad, Bod yn Agored a Chyfrinachedd
Mae’r holl Ymddiriedolwyr yn gynghorwyr, gwarcheidwaid a llysgenhadon pwysig i Amgueddfa Cymru. Gan hynny disgwylir iddynt gydymffurfio â holl bolisïau perthnasol Amgueddfa Cymru a’r canllawiau ar wrthdaro buddiannau pryd bynnag y byddant yn cynnal busnes Amgueddfa Cymru, neu’n gweithredu fel cynrychiolydd iddi.
Disgwylir i bob Ymddiriedolwr amlygu gwerthoedd Amgueddfa Cymru ym mhob ymdrech, yn unigol ac ar y cyd, gan fodelu cysondeb ymddygiad ar draws y sefydliad.
Disgwylir i holl bwyllgorau’r Bwrdd hybu safonau uchel cyllid cyhoeddus, gan gynnal egwyddorion rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth am arian.
Rhaid i’r Ymddiriedolwyr ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn y cyfarfod perthnasol, hyd yn oed os yw’r gwrthdaro eisoes wedi’i gofnodi yn y Gofrestr Buddiannau a gyhoeddwyd. Bydd unrhyw ddatganiad o’r fath yn cael ei gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod.
Disgwylir i’r ymddiriedolwyr gadw cyfrinachedd a disgresiwn priodol wrth gynnal materion y pwyllgor a thrin / cadw gwybodaeth a dogfennau yn ddiogel, yn benodol felly mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth bersonol, berchnogol, neu fasnachol.
Darperir rhaglen ymsefydlu i Ymddiriedolwyr newydd, gan ymdrin â gwaith yr Amgueddfa a rôl y pwyllgorau, eu cylch gorchwyl, eu prif fusnes a’u hymrwymiad amser disgwyliedig. Darperir rhagor o hyfforddiant priodol ar sail barhaus ac amserol.